加强企业档案工作的若干思考

宁波舟山港集团有限公司综合档案室库房 随着企业改革的持续深化，企业投资主体和组织形式逐渐多元化。《企业档案工作规范》《企业文件材料归档范围和保管期限规定》等档案行业标准和法规的不断完善，加快了企业档案管理向科学化、规范化、系统化发展的步伐。然而，受企业体制、管理模式的制约，以及企业档案工作基础不同等诸多因素的影响，企业档案管理现状不一、管理成效差异较大的问题也十分明显。本文分析了企业档案管理现状，探索提出了创新企业档案管理机制的新路径。 1 当前企业档案工作的现状 1.1 中央企业或国有大中型企业 长期以来，国有企业档案管理工作基础比较扎实，档案管理工作自成体系，尤其是地方中央企业，自上而下的管理体系较为完善。随着企业现代管理模式的应用与不断深入，档案管理工作也得到进一步提升。但是，部分国有控股或参股企业的档案管理工作比较薄弱，档案意识低下、机构人员配置不强、设施设备保障不到位。这部分企业主要分为两种类型：一类是生产型企业，这类企业在维护日常管理、开展生产经营、进行项目建设与技术改造时，需要大量档案材料作为支撑，加之迎接重点建设项目和国家技改项目档案专项验收的客观需要，其主观上希望做好档案管理工作，希望得到档案行政部门的业务指导。另一类是管理投资型企业，这类企业的特点是业务涉及面较广，或在某一行业中具有较大影响，其所形成的档案大多为管理性文件或投资方面的业务性文件。这类企业的机构设置、人员编制较为精炼，企业运营往往各自为政，其档案管理工作距离档案部门的规范要求差距较大，档案部门的相关制度对其起不到约束作用。 1.2 民营企业 大多数民营企业在发展初始阶段，普遍缺乏档案意识，但随着企业发展和现代企业管理机制的引入，企业对档案管理的认识也发生了质的飞跃。大部分企业会主动寻求适合企业自身发展的档案管理模式，并积极寻求档案管理部门的支持。笔者将民营企业分为以下三类，分别研究其档案管理状况：一是龙头企业及上市企业。这类企业的运营模式较为成熟，且企业发展过程中深刻认识到档案及档案工作的重要性，企业整体档案意识较强、档案工作氛围较好，且档案工作往往通过了档案行政管理部门的审核验收，因此企业档案工作水平较高。二是中小型创新型企业。这类企业建立时间不长、规模不大，但公司业务的技术含量较高，往往受到地方政府部门的特别关注，在企业运营方面会得到较多扶持，在此过程中常常涉及档案专项验收。但企业档案管理基础薄弱，为应付检查，往往“头痛医头、脚痛医脚”。三是小型民营企业。这类企业几乎不设档案管理岗位，也没有档案库房，档案管理处于无序状态。 1.3 中外合资和外商独资企业 这类企业由于企业管理模式和理念上的差异，其档案工作大多处于松散状态，企业没有对档案实行集中统一管理，没有制定档案收集范围和整理要求，所形成的文件由各部门自行管理。这些材料以电子文件为主，保存在企业管理系统或员工个人电脑中，档案人员一般无法接触到。 分析不同类型企业的档案管理方式，我们看到通常存在以下问题：首先，现有的企业档案管理模式与企业管理需求不相适应，档案管理工作不能与企业生产、经营销售、基本建设、技术改造等活动同步，企业档案管理分散问题较为突出。其次，企业管理人员对本企业档案构成缺乏足够认识，档案管理职责不清，对档案信息管理流程不熟悉，对档案资料形成和积累过程以及归档范围不熟悉。第三，没有制定包括企业文件材料归档范围在内的企业档案管理制度，企业档案工作较为混乱；缺乏制度规范，企业档案室仅保存文书档案和少量业务档案，不能完整、准确地反映企业发展全貌。第四，档案管理人员缺乏档案管理的基本知识，对本企业质量管理过程不熟悉，不能准确把握本企业所形成的各门类档案，无法对档案材料进行有效管理；业务工作基础薄弱、知识结构单一，难以胜任档案工作。第五，档案行政管理部门的业务指导无法覆盖所有企业，企业档案工作现状不容乐观。 2 加强企业档案工作的对策分析 2.1 加强调研与分析 企业档案管理和企业质量管理有相似之处，都与现代企业管理制度紧密相连。具体来说，市场经济运作规则的运用使企业档案管理工作进入了新时期，企业在质量、生产、供应、销售、研发、人事等方面实行科学管理，使得企业档案的内容、形式、规定、制度以及档案载体等都发生了很大变化。由于缺少对现代企业制度管理条件下档案管理工作的调研与分析，企业开展档案工作时往往墨守成规、缺乏创新意识，档案工作的作用得不到充分体现。 对企业档案工作需求的调研可从两个方面开展：一是档案行政管理部门要深入企业，针对不同企业档案工作的具体状况进行分析研究，了解企业的真实需求，并根据不同类型、不同规模的企业，提供有针对性的业务指导。二是企业高层管理人员要分析本企业档案管理的特点，发掘档案工作的真实需求，针对企业内不同部门形成的各类业务档案进行档案工作的阶段性设计，规范文件信息流向，明确档案管理工作流程，理顺企业内部档案管理程序，加强对企业档案工作的宏观监控能力。 2.2 确保档案工作与企业发展同步 随着企业改革的进一步深化和现代企业制度的确立，档案工作在推动企业各项工作的开展、维护企业合法权益、促进企业文化建设等方面日益发挥出重要作用。当前，传统企业档案管理模式已无法适应现代企业管理的要求，必须突破思维定式、大胆创新，及时调整档案管理制度、管理方式、管理手段与运行机制，实现档案工作与企业发展同步。 在工作实践中，要加强对企业档案工作的需求分析，制定企业档案工作发展的中长期规划并加以完善，解决好企业档案管理与企业现代化管理相适应的问题，使企业档案管理与企业发展同步。如，企业要根据国家档案局10号令要求编制《企业档案归档范围和保管期限表》，使档案工作有据可依；工作计划中应排出《期限表》的编制与实施的时间节点，确保工作落到实处；在企业内部设置专门的档案管理机构并明确岗位职责，同时配备档案工作人员。 2.3 提升企业档案管理人员综合素质 企业缺乏既懂企业管理又懂档案业务的复合型人才。大部分企业档案人员身兼数职，绝大多数未接受过系统的档案业务知识培训，对档案业务工作知之甚少，不能胜任基本的档案管理工作；档案人员大多不具备档案管理从业资格，拥有档案中、高级职称的少之又少。总体来看，企业档案管理人员的综合素质较低。 针对这一问题，企业要重视和加强对档案人员的业务培训。通过业务培训，优化企业档案人员的知识结构，使其掌握开展企业档案管理所必需的相关专业知识和操作技能；要求档案人员掌握最新的档案管理标准、学习前沿的档案学理论和先进的档案管理方式，提高他们分析和解决问题的能力；强化档案人员的档案安全意识，提高其安全保管档案的能力。 2.4 加强各职能部门之间的协作 做好企业档案工作，必须加强企业各职能部门的协作，通过各部门之间的协作，使企业档案部门认清形势、明确责任、划清层次、分清权限、稳步发展。档案行政管理部门除对企业档案工作进行业务指导、提供相关服务之外，还要对企业档案进行专项验收，促进各职能部门之间的协作，提高企业档案管理能力和水平。 2.5 建设企业档案信息化平台 为有效提升企业档案工作水平和层次，需要加强企业档案信息化平台建设。该平台的建设有助于实现以下工作目标：首先，实现企业文件与档案一体化管理，为电子文件和声像档案的收集提供便利，为档案的齐全与完整提供保障；其次，通过实时数据采集，使海量企业业务档通过信息平台汇集到档案管理系统之中；第三，通过档案信息工作平台提供先进的档案利用手段，使利用者可通过企业内部管理系统随时随地查阅利用企业档案。 宁波舟山港集团有限公司综合档案室库房随着企业改革的持续深化，企业投资主体和组织形式逐渐多元化。《企业档案工作规范》《企业文件材料归档范围和保管期限规定》等档案行业标准和法规的不断完善，加快了企业档案管理向科学化、规范化、系统化发展的步伐。然而，受企业体制、管理模式的制约，以及企业档案工作基础不同等诸多因素的影响，企业档案管理现状不一、管理成效差异较大的问题也十分明显。本文分析了企业档案管理现状，探索提出了创新企业档案管理机制的新路径。1 当前企业档案工作的现状1.1 中央企业或国有大中型企业长期以来，国有企业档案管理工作基础比较扎实，档案管理工作自成体系，尤其是地方中央企业，自上而下的管理体系较为完善。随着企业现代管理模式的应用与不断深入，档案管理工作也得到进一步提升。但是，部分国有控股或参股企业的档案管理工作比较薄弱，档案意识低下、机构人员配置不强、设施设备保障不到位。这部分企业主要分为两种类型：一类是生产型企业，这类企业在维护日常管理、开展生产经营、进行项目建设与技术改造时，需要大量档案材料作为支撑，加之迎接重点建设项目和国家技改项目档案专项验收的客观需要，其主观上希望做好档案管理工作，希望得到档案行政部门的业务指导。另一类是管理投资型企业，这类企业的特点是业务涉及面较广，或在某一行业中具有较大影响，其所形成的档案大多为管理性文件或投资方面的业务性文件。这类企业的机构设置、人员编制较为精炼，企业运营往往各自为政，其档案管理工作距离档案部门的规范要求差距较大，档案部门的相关制度对其起不到约束作用。1.2 民营企业大多数民营企业在发展初始阶段，普遍缺乏档案意识，但随着企业发展和现代企业管理机制的引入，企业对档案管理的认识也发生了质的飞跃。大部分企业会主动寻求适合企业自身发展的档案管理模式，并积极寻求档案管理部门的支持。笔者将民营企业分为以下三类，分别研究其档案管理状况：一是龙头企业及上市企业。这类企业的运营模式较为成熟，且企业发展过程中深刻认识到档案及档案工作的重要性，企业整体档案意识较强、档案工作氛围较好，且档案工作往往通过了档案行政管理部门的审核验收，因此企业档案工作水平较高。二是中小型创新型企业。这类企业建立时间不长、规模不大，但公司业务的技术含量较高，往往受到地方政府部门的特别关注，在企业运营方面会得到较多扶持，在此过程中常常涉及档案专项验收。但企业档案管理基础薄弱，为应付检查，往往“头痛医头、脚痛医脚”。三是小型民营企业。这类企业几乎不设档案管理岗位，也没有档案库房，档案管理处于无序状态。1.3 中外合资和外商独资企业这类企业由于企业管理模式和理念上的差异，其档案工作大多处于松散状态，企业没有对档案实行集中统一管理，没有制定档案收集范围和整理要求，所形成的文件由各部门自行管理。这些材料以电子文件为主，保存在企业管理系统或员工个人电脑中，档案人员一般无法接触到。分析不同类型企业的档案管理方式，我们看到通常存在以下问题：首先，现有的企业档案管理模式与企业管理需求不相适应，档案管理工作不能与企业生产、经营销售、基本建设、技术改造等活动同步，企业档案管理分散问题较为突出。其次，企业管理人员对本企业档案构成缺乏足够认识，档案管理职责不清，对档案信息管理流程不熟悉，对档案资料形成和积累过程以及归档范围不熟悉。第三，没有制定包括企业文件材料归档范围在内的企业档案管理制度，企业档案工作较为混乱；缺乏制度规范，企业档案室仅保存文书档案和少量业务档案，不能完整、准确地反映企业发展全貌。第四，档案管理人员缺乏档案管理的基本知识，对本企业质量管理过程不熟悉，不能准确把握本企业所形成的各门类档案，无法对档案材料进行有效管理；业务工作基础薄弱、知识结构单一，难以胜任档案工作。第五，档案行政管理部门的业务指导无法覆盖所有企业，企业档案工作现状不容乐观。2 加强企业档案工作的对策分析2.1 加强调研与分析企业档案管理和企业质量管理有相似之处，都与现代企业管理制度紧密相连。具体来说，市场经济运作规则的运用使企业档案管理工作进入了新时期，企业在质量、生产、供应、销售、研发、人事等方面实行科学管理，使得企业档案的内容、形式、规定、制度以及档案载体等都发生了很大变化。由于缺少对现代企业制度管理条件下档案管理工作的调研与分析，企业开展档案工作时往往墨守成规、缺乏创新意识，档案工作的作用得不到充分体现。对企业档案工作需求的调研可从两个方面开展：一是档案行政管理部门要深入企业，针对不同企业档案工作的具体状况进行分析研究，了解企业的真实需求，并根据不同类型、不同规模的企业，提供有针对性的业务指导。二是企业高层管理人员要分析本企业档案管理的特点，发掘档案工作的真实需求，针对企业内不同部门形成的各类业务档案进行档案工作的阶段性设计，规范文件信息流向，明确档案管理工作流程，理顺企业内部档案管理程序，加强对企业档案工作的宏观监控能力。2.2 确保档案工作与企业发展同步随着企业改革的进一步深化和现代企业制度的确立，档案工作在推动企业各项工作的开展、维护企业合法权益、促进企业文化建设等方面日益发挥出重要作用。当前，传统企业档案管理模式已无法适应现代企业管理的要求，必须突破思维定式、大胆创新，及时调整档案管理制度、管理方式、管理手段与运行机制，实现档案工作与企业发展同步。在工作实践中，要加强对企业档案工作的需求分析，制定企业档案工作发展的中长期规划并加以完善，解决好企业档案管理与企业现代化管理相适应的问题，使企业档案管理与企业发展同步。如，企业要根据国家档案局10号令要求编制《企业档案归档范围和保管期限表》，使档案工作有据可依；工作计划中应排出《期限表》的编制与实施的时间节点，确保工作落到实处；在企业内部设置专门的档案管理机构并明确岗位职责，同时配备档案工作人员。2.3 提升企业档案管理人员综合素质企业缺乏既懂企业管理又懂档案业务的复合型人才。大部分企业档案人员身兼数职，绝大多数未接受过系统的档案业务知识培训，对档案业务工作知之甚少，不能胜任基本的档案管理工作；档案人员大多不具备档案管理从业资格，拥有档案中、高级职称的少之又少。总体来看，企业档案管理人员的综合素质较低。针对这一问题，企业要重视和加强对档案人员的业务培训。通过业务培训，优化企业档案人员的知识结构，使其掌握开展企业档案管理所必需的相关专业知识和操作技能；要求档案人员掌握最新的档案管理标准、学习前沿的档案学理论和先进的档案管理方式，提高他们分析和解决问题的能力；强化档案人员的档案安全意识，提高其安全保管档案的能力。2.4 加强各职能部门之间的协作做好企业档案工作，必须加强企业各职能部门的协作，通过各部门之间的协作，使企业档案部门认清形势、明确责任、划清层次、分清权限、稳步发展。档案行政管理部门除对企业档案工作进行业务指导、提供相关服务之外，还要对企业档案进行专项验收，促进各职能部门之间的协作，提高企业档案管理能力和水平。2.5 建设企业档案信息化平台为有效提升企业档案工作水平和层次，需要加强企业档案信息化平台建设。该平台的建设有助于实现以下工作目标：首先，实现企业文件与档案一体化管理，为电子文件和声像档案的收集提供便利，为档案的齐全与完整提供保障；其次，通过实时数据采集，使海量企业业务档通过信息平台汇集到档案管理系统之中；第三，通过档案信息工作平台提供先进的档案利用手段，使利用者可通过企业内部管理系统随时随地查阅利用企业档案。

文章来源：《企业改革与管理》 网址: http://www.qyggygl.cn/qikandaodu/2020/0529/335.html