企业档案管理的问题对策与归档整理新方法探讨

前言

当前，在各企业中，档案管理工作已经受到了管理人员的高度重视，是确保日常工作各类报表、物资管理情况等内容能够得到规范管理，全面提高企业运营的质量与水平，促使企业日常工作能够顺利进行的关键因素。由此可见，只有完善企业档案管理工作，才能够保障企业能够朝着现代化、效率化的方向发展。

1 企业档案管理存在的问题

1.1 不重视档案管理

随着时代的不断发展，我国绝大多数的企业只是对工作人员专业素养以及道德素养展开培养，同时，对内部信息的强化建设、先进生产技术的引进等方面有所关注[1]。但是，针对企业日常的档案管理工作而言，只是停留于简单的信息录入与记录管理，并没有对档案管理工作的开展投入足够的关注。一方面，主要因为企业档案管理者大多没有经过专业培训，造成专业素养普遍较低，给档案管理工作的高效开展造成一定制约。另一方面，主要因为企业没有在档案管理工作方面投入大量的硬软件设施、资金，造成企业档案管理效率的降低。

1.2 档案管理缺乏规范性

现如今，我国各个企业在档案管理工作方面，缺乏一定的规范性，造成众多无用档案的出现。例如：一些档案在格式方面存在不兼容的现象，在查找该档案时，会出现打不开的现象。一些档案在收录之时没有及时做出编号，造成日后查询该档案时需要浪费大量的时间。还有一些档案在存放方面没有做出细分，造成该档案很难迅速找到。由此可见，档案管理工作规范性的缺乏，会造成工作流于表面、过于形式化，无法起到实质性的意义。

2 企业档案管理对策

2.1 规范企业档案管理流程

第一，必须要将规范的档案资料归档制度确立，同企业内部各个部门的实际情况相结合，明确档案管理工作中各个步骤的执行标准。在日常工作中，必须要严苛监管内部档案的采集、分类、储存、备份、维修设施、销毁等工作，促使企业内部的档案管理工作者能够时刻提高警惕。

第二，针对设施的销毁，必须要对涉密数据的设施格外注意，不可自行做出处理，企业的档案管理工作者必须要清点登记报废的设施，不可自行随意解决，只有对企业档案管理中的各个步骤做出严格把关，从而能够将档案管理工作者的专业性、稳定性提升。

第三，档案管理工作者必须要对档案资料的借阅、归还等信息严格记录，每一次借阅与归还时，都必须要在记录本上写好姓名、借阅时间、归还时间、借阅资料类型等信息，确保档案资料缺失时，能够直接找到借阅人、归还人，实现档案的高效管理。

2.2 运用现代化管理方式

首先，需要积极构建起企业局域网之中的档案管理网络，对于建立档案电子资源库工作而言，必须要着重开展，从而将管理转型得以实现，从以往的人工记录转变为电子化管理形式。

其次，重点开发档案网络，促使其能够同企业内部的信息平台实现有效对接，并且将信息共享，随后，通过平台，能够直接收集、整合、分析与筛选档案。

最后，针对档案管理中的一些重要文件、信息与项目，需要独立建档保存，例如：管理试点、科研立项等，在此基础上开展所属档案各类分项的管理工作[2]。帮助部门将各种工作完成，例如：组卷、建立档案、项目立项、资料整理等。

3 企业档案管理中归档整理新方法

在企业的档案管理中，针对归档整理的新方法而言，主要包含四个环节，即档案资料文件的收集、分类排序文件、编制档号与装订文件。

首先，在企业对档案文件收集期间，必须要对这些资料、文件的完整性投入高度重视，在收集之时，必须要对企业人事变动、会议记录、各种工作报表等文件的收集工作严格开展。

其次，在整理资料文件期间，可以采取“谁资料、谁整理”的方法来对资料文件整理做出约束，在分类的过程中，必须要将事由、时间作为依据来做出相应的分类。

另外，在开展编制档号工作之时，资料档案应该遵循相应的顺序做出规范性排列，在编制的方法上，不存在特定的方法，相关的档案管理者可以通过符号、字母、数字等形式做出编号。

最后，必须要将档案资料的装订工作做好，需要将同类型的资料、档案、文件一同装订，同时，需要格外注意的是装订的厚度，为了能够方便查阅，必须要对文件、资料装订的厚度做出有效管控。

文章来源：《企业改革与管理》 网址: http://www.qyggygl.cn/qikandaodu/2021/0717/1956.html